Cómo identificar NIFs duplicados en SAP

A la hora de crear nuevos clientes y proveedores en SAP los usuarios tienden a introducir únicamente aquellos datos que son obligatorios y obviar aquellos que son opcionales. Sin embargo, si alguno de los datos obligatorios es desconocido a veces se tienden a inventar. Un ejemplo muy típico es el del NIF de nuestros interlocutores. Si no se ha preguntado a nuestro cliente o proveedor por su NIF, en España tendemos a escribir el típico 00000000T, con el engorro consiguiente que eso supone. Para que SAP avise del error que esto supone en el momento de crear el interlocutor, y siempre que se vuelva a modificar, existe una solución.

El bloqueo de clientes

El bloqueo de clientes es la capacidad que nos ofrece SAP de inhabilitar clientes de forma temporal. No es habitual tener que bloquear un cliente de forma definitiva ya que una empresa no suele cerrar su relación con sus clientes para siempre. Como empresa siempre tenemos la esperanza de que un cliente regrese y el día que así sea seguiremos teniendo sus datos en nuestra base de datos. Sin embargo, hay motivos que nos pueden llevar a bloquear la cuenta de un cliente de forma temporal.

Las clases de documentos de ventas en SAP

Los documentos de ventas forman parte de los documentos comerciales de SAP. A través de ellos se registran las acciones comerciales entre nuestra empresa y nuestros clientes. Contienen información sobre datos de entrega, de facturación, de precio... en definitiva, un documento de ventas es el documento base del módulo SD de SAP.

Creación de áreas de ventas en SAP paso a paso

El área de ventas es una combinación de tres estructuras organizativas propias del módulo de SD, la organización de ventas, el canal de distribución y el sector. Dentro de la organización de ventas cada sociedad define unas necesidades de venta específicas. Dependiendo de la organización de ventas, habrá uno o más canales a través de los cuales se servirá el producto o servicio al cliente. Finalmente, cada organización de ventas tendrá uno o más sectores, asociados a su vez también a uno o más canales, cuyo fin será servir de agrupación de productos de la empresa. Para una definición más detallada podéis consultar la ayuda de SAP correspondiente a áreas de ventas.

Cómo enviar facturas por mail en SAP

El envío de documentos a través de SAP por mail es algo muy demandado por las empresas. El correo electrónico es una herramienta hoy en día ampliamente utilizada en todos los departamentos de las empresas. Para ellos supone una reducción de costes frente a la impresión en papel, posee evidentes ventajas medioambientales y, en el caso de la facturación, es obligatorio en algunos países. Este artículo, sin embargo, no trata de la certificación y digitalización de facturas, temas que darían lugar a otro post.

Parametrización del nuevo impuesto sobre gases fluorados de efecto invernadero

En el marco de regulaciones medioambientales a la que cada vez se da más importancia, el pasado 30 de octubre de 2013 se publicó la ley 16/2013. En su artículo 5 se incluye un nuevo impuesto sobre gases fluorados. El reglamento se publicó en diciembre de 2013 en un RD 1042/2013. En él se establecen las bases sobre una nueva tasa sobre gases fluorados de efecto invernadero. En este artículo voy a mostrar una guía de parametrización posible para implementar este nuevo impuesto en las facturas de ventas de SAP.

Cómo alertar sobre la renovación de contratos

Cuando está a punto de expirar el periodo de validez de un contrato debemos estar atentos siempre para informar sobre las condiciones de renovación al cliente. Si se van a incluir nuevas cláusulas o simplemente si se va introducir una modificación en el precio, debemos alertar sobre el cambio. Así que, desde el departamento comercial o desde el departamento de atención al cliente ¿cómo sabremos qué clientes tienen contratos a punto de vencer?

¿Duplicas las ofertas comerciales?

Uno de los problemas con los que se encuentra el departamento Comercial de nuestra empresa es la gestión y cumplimiento de ofertas y presupuestos a clientes. Así, no duplicar ofertas ni crear presupuestos por diferentes importes es primordial. Para evitarlo siempre podemos consultar los presupuestos abiertos a través de los muchos listados que SAP propone. Sin embargo, además, también podemos verificar la existencia de ofertas abiertas de cliente mientras estamos abriendo un nuevo prespuesto.

Cómo añadir campos al pool de facturación

Si has trabajado en el área de ventas ya conocerás el uso del pool de facturación. A través del pool se accede a los documentos de ventas pendientes de facturar. Sin embargo, esta transacción tiene poca parametrización en SAP y no es posible añadir campos adicionales de forma estándar. Este artículo explica la forma de integrar mayor información en el listado del pool previo a la facturación. Todo ello en dos pasos.

Cómo modificar los criterios de partición de facturas

Los criterios de partición o split de factura son el conjunto de valores que determinan si la facturación generada a partir de varios documentos de ventas darán lugar a una o más facturas, nota 11162

De forma estándar SAP impone una serie de criterios de agregación que determinan que diferentes documentos de venta generen una sola factura...

Cómo crear una persona de contacto

Dentro de los interlocutores comerciales asociados a un cliente de ventas nos encontramos con el concepto de persona de contacto. Estas personas son aquellas que dentro de nuestro cliente se encuentran ubicadas en diferentes departamentos y que en SAP se pueden especificar individualmente. De este modo tendremos identificados en todo momento a los interlocutores que tenemos detrás del teléfono o del mail. Así nuestros clientes dejan de ser empresas abstractas y nos encontramos con personas con nombre y apellidos a los que dirigirnos directamente.

¿Planes de facturación o condiciones de pago?

Planes de facturación y condiciones de pago son dos conceptos en SAP que a veces se confunden. A través del plan de facturación indicamos los importes o porcentajes que se facturarán a un cliente y en qué fecha lo haremos. En cambio una condición de pago representa un acuerdo establecido con el cliente donde indicamos que, a partir de la factura generada, qué cantidades y en qué fechas se harán efectivos estos cobros. Un plan de facturación, pues, determina la generación de diferentes facturas cada una de ellas por el importe/porcentaje indicado en el plan. Dentro de cada factura generada, a su vez, cada una tendrá su condición de pago de cliente.

¿Qué es un cliente CPD y por qué debemos crearlo?

En nuestra empresa siempre vamos a tener interlocutores comerciales que nos van a visitar una sola vez, quizá realicemos con ellos alguna transacción comercial. Sin embargo, serán ventas puntuales que no se volverán a repetir. Algunas empresas les llaman clientes de mostrador o eventuales, clientes que nos visitan una sola vez y no vuelven. A este tipo de clientes SAP les llama deudores CPD (clientes pro diversos).

Gestión de lotes en SAP

La gestión de lotes en SAP es el proceso por el cual los stocks de materiales que se encuentran dados de alta en el sistema quedan asociados directamente a un lote de trabajo. De este modo siempre, desde la entrada de un material en la empresa hasta que se vende a un cliente, tenemos traza del origen de cada material.

Cinco razones por las que el IVA no se determina correctamente

La determinación del IVA está asociada a la condición de precio MWST. Los errores en la facturación del IVA a nuestros clientes pueden provocarnos verdaderos dolores de cabeza que muchas veces tienen fácil solución. Pero siempre hay que seguir unas reglas básicas que a veces se nos pasan por alto. Con este artículo recopilo algunos de los errores con los que me he encontrado y que nos pueden ayudar a detectar las razones por las cuales la facturación del IVA aparece incorrectamente o no aparece, aún cuando se ha parametrizado adecuadamente el esquema y la condición MWST.

Portes de transporte en ventas de material

Un cargo o porte de transporte es aquel importe que se impone a nuestro cliente por el servicio de transporte en la venta de mercancías. Suele darse cuando el cliente no viene a recoger el material a nuestras oficinas sino que nos pide que se lo enviemos a una dirección indicada. Si en ese caso queremos cargarle el valor (o porte) de ese transporte de material directamente en la factura... ¿Cómo lo hacemos?

Como siempre en SAP la solución puede ser variada. Por ejemplo, podemos modificar el esquema de precios y añadir una condición de transporte adicional. Sería una buena solución y podéis seguir el ejemplo del post Crear precios de venta que os dará una idea de cómo hacerlo mediante condiciones de precio. Sin embargo, hoy quiero mostrar cómo hacerlo de otro modo, utilizando un material de servicio que contendrá el valor de nuestro transporte.

Determinación de cuentas en ventas

La determinación de cuentas de materiales en ventas en SAP es el proceso por el cual a cada condición de precio de un documento de ventas se le asigna su correspondiente cuenta de mayor en la contabilidad financiera. En definitiva, es la forma en que SAP es capaz de transmitir los importes de facturación del módulo SD al módulo FI.

Imaginemos que facturamos un pedido de venta para un material con un precio de venta de 10 EUR a nuestro cliente. Mediante la determinación de cuentas, SAP es capaz de registrar el resultado de nuestra facturación en la correspondiente cuenta del balance que nosotros indiquemos.

Transacciones en logística

En este post se muestran un listado de transacciones SAP de uso común en logística.

Flujos de documentos

Como consultores de SAP una de las cosas que siempre debemos tener presente es que en SAP todo está conectado. Da igual que hayamos creado una factura de ventas, un pedido de compras o cualquier otra cosa, siempre tenemos la certeza de que detrás de cada documento hay otro documento ligado. Por ejemplo, si hemos creado una factura de ventas sabemos que ésta viene de una entrega de material anterior, y que esta entrega tiene asociado un documento de picking y un documento de salida de mercancías, y que antes hemos tenido que generar un pedido de ventas. Pero, ¿sabemos cómo encontrar los documentos asociados en cada transacción?

En este post se muestran las formas en que podemos encontrar estas asociaciones entre documentos.

Verificación de pedidos de cliente duplicados

La verificación de pedidos de cliente duplicados es una herramienta de SAP que nos ayuda a determinar si un determinado documento de ventas lo hemos introducido ya previamente. Nos sirve pues para evitar duplicidades de venta en nuestro sistema que nos llevarían a abonos posteriores ya que el cliente nos rechazaría la nueva venta.