Verificación de facturas dobles

domingo, 27 de febrero de 2011

Paperwork

En ocasiones, puede darse el caso de que hemos realizado el pago del mismo material suministrado dos veces a nuestro proveedor. Esto sucede cuando por descuido del proveedor se nos ha enviado dos veces la misma factura y nosotros la hemos contabilizado. En otras ocasiones puede haber sido, simplemente, un descuido que hemos tenido al introducir la factura.

La verificación de facturas dobles es una utilidad SAP que trata de impedir este tipo de situaciones, advirtiendo sobre el registro facturas de proveedor que previamente ya han sido introducidas en el sistema.


Parametrización

La verificación de facturas dobles se basa en el campo referencia de factura. La parametrización permite una verificación única o múltiple de este valor de nuestras facturas:
  • Verificar referencia: el sistema verifica la existencia de números de referencia duplicados.
  • Verificar sociedad: al marcar este flag, se verifica la existencia de referencia duplicadas dentro de la misma sociedad. Al desmarcarlo, se verifican referencias duplicadas en todas las sociedades. SAP no recomienda esto último ya que disminuye el rendimiento del sistema.
  • Verificar fecha factura: al marcar el campo fecha factura SAP sólo verifica las referencias duplicadas con igual fecha factura. Al desmarcarlo, se verifican todas las referencias duplicadas independientemente de su fecha factura.
IMG: Gestión de materiales / Verificación de facturas logísticas / Factura recibida / Configurar la verificación de facturas dobles

duplicados

Datos maestros

Para que la verificación tenga lugar hay que indicar la obligatoriedad de realizar la verificación a nivel de la cuenta del proveedor. Para ese tenemos que irnos a la ficha maestra del proveedor y marcar el campo Verif. fra. dob. del apartado Pagos contab.financ.

Logística / Gestión de materiales / Compras / Datos maestros / Proveedor / Central / XK02 - Modificar

Proveedor


Ejemplo

A la hora de crear una nueva factura de proveedor el sistema, si encuentra una factura con el mismo número de referencia, emitirá un mensaje de advertencia al usuario.

Logística / Gestión de materiales / Verificación de facturas logística / Entrada de documentos / MIRO - Añadir factura recibida

Factura

Imagen | kozumel

10 comentarios:

  1. excelente el tema, solo una pregunta , como hacer para que el mensaje que se presenta en Warning se presente en forma de Error y así no dejar contabilizar la factura doble

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  2. Hola Felix,

    Tienes que configurar el mensaje que te lanza como tipo 'E' (tanto en diálogo como en batch). Para eso has de añadir el número de mensaje 108 en la tabla de mensajes del área M8.

    IMG: Gestión de materiales / Verificación de facturas logísticas / OMRM - Especificar propiedades de mensaje de sistema

    Saludos.
    Ósar

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  3. En el caso de verificar referencias duplicadas en todas las sociedades ¿Qué tanto puede afectar el rendimiento del sistema? ¿De que depende?

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  4. Gabriel, desconozco cómo puede afectar. Sólo sé que SAP no lo recomienda. De todos modos supongo que eso dependerá del volumen de facturas que tengáis en vuestra a base de datos y que, por lo tanto, a más registros, más afectado se verá el sistema. Pero si quisieras hacerlo, siempre puedes hacer un análisis básico con la transacción SE30 comparando los tiempos con/sin verificación de sociedad.

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  5. Hola Oscar excelente tema, quizás puedas comentar como hacer en caso que el proveedor te emita 2 veces la misma factura pero con números de secuencia diferentes.

    Es decir me ha pasado que el proveedor me emite una segunda factura con otro N° pero sobre la misma orden de compra que ya le pague con la primera factura pero como el sistema valida que la referencia no sea igual casi que la pago 2 veces. Espero haya una solución o bloqueo para esto.

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  6. Alex, en ese caso podrías parametrizar el bloqueo de facturas al exceder el límite de tolerancias. Suponiendo que la entrada de la segunda factura excediera el importe previsto para la posición del pedido de compras, entonces el sistema llevaría a bloquear la factura por exceder el límite tolerado (el que tú indicases en la parametrización). El siguiente link quizá te sirva de ayuda http://sapmmexpert.blogspot.com/2009/01/logistics-invoice-verification.html

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  7. Hola Oscar:

    He estado configurando esta funcionalidad en mi sistema Sap y lo explicas perfectamente. Solo añadir que si además de dar error en las facturas duplicadas registradas desde la MIRO (registro de facturas contra pedidos de compra desde logística), también queremos que de error al registrar la facturas en Finanzas (transacción FB60), habrá que configurar como mensaje de error en el area de mensajes F5 (Area Funcional Document Editing), el número de mensaje 117.

    Se accede a la parametrización en la transacción OBA5 (Ruta del custo Gestion Financiera --> Parametrizaciones básicas de Gestión Financiera --> Herramientas --> Modificar control de mensajes.

    Gracias por tu aportación.

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  8. saptricks, muchas gracias por tu comentario.

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  9. Hola Oscar, realicé la configuración para evitar facturas duplicadas en la MIRO. Pero estoy tendiendo problemas para que valide el histórico de facturas.
    Es decir, funciona correctamente si creo facturas ahora y la vuelvo a ingresar, me muestra el mensaje de error.
    Pero si ingreso los datos de una que haya sido ingresada antes de la configuración, no me valida los datos y me deja contabilizarla igual.

    Me podrías ayudar?.

    Muchas garcias.
    Barbara

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  10. Estimados, configurado todo lo anterior, el sistema me arroja el mensaje de duplicidad ingresando una factura (Clase Documento KR) por la MIRO, el problema es que me genera la validación con una Nota de Crédito (Clase Documento KG) ingresada por la FB60, ésta validación NO ES CORRECTA, alguien sabe porque pasa esto, he revisado las diferentes configuraciones y he pensado en crear una rutina Abap, pero las validación estándar no funciona como debiera, alguien puede ayudarme?

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