¿Por qué los usuarios no leen los mensajes de SAP?

lunes, 12 de noviembre de 2012

Be careful: you may drown

Un mensaje es la forma que nos proporciona SAP para gestionar información relevante dentro del sistema. Advierten o impiden errores en el uso de la herramienta. Entonces, ¿por qué hay tantos usuarios que hacen caso omiso de estos mensajes o que simplemente no los leen?

¿Alguna vez te has encontrado con un usuario que te ha llamado pidiéndote que deshagas un movimiento o una contabilización o cualquier otra cosa? Entonces, le has preguntado ¿Por qué hiciste ese movimiento? ¿No te leíste el mensaje de advertencia sobre hacer ese movimiento? Bueno, pues yo sí que me he encontrado con ese tipo de llamadas, y más de una vez.

Como en Juegos de Guerra, esa película de 1983 en la que el protagonista no hace caso al mensaje de la máquina en una de las escenas.

-Máquina: ¿Jugamos?
-Actor: ¿Qué tal si jugamos a la "Guerra global termonuclear”?
-Máquina: ¿No prefiere una buena partida de ajedrez?
-Actor: Más tarde. Ahora vamos a jugar a la “Guerra global termonuclear?
La de problemas que se hubiese ahorrado el protagonista si hubiese hecho caso al mensaje del ordenador y no hubiese continuado. Por supuesto, esto es una exageración, pero demuestra que los mensajes están por alguna razón.

Crear un mensaje en SAP

En primer lugar tienes que saber que SAP proporciona diferentes tipos de mensaje, aunque los más habituales son:
  • Informativo (I): se muestra como un pequeña ventana sobre la transacción.
  • Advertencia (W): pequeño texto que aparece en la barra inferior.
  • Error (E): al igual que el mensaje de advertencia también aparece en la barra inferior, pero impide al usuario continuar con el normal funcionamiento de la transacción. Obliga a corregir el error antes de poder continuar.
Para ti, crear un mensaje en un programa ABAP debe ser muy sencillo.
  • Creamos el mensaje en la transaccion SE91.
Herramientas / Workbench ABAP / Desarrollo / Entorno de programación / SE91 – Mensajes
  • Seleccionamos nuestra clase de mensaje, introducimos un nuevo número y pulsamos ‘Crear’.



  • Escribimos el texto del mensaje. Guardamos.



  • Ahora introducimos el mensaje en nuestro programa ABAP.
IF g_var = ‘YES’.
   MESSAGE i397(zmensajes) WITH g_var.
ENDIF.
  • Existe otra manera, escribe el mensaje directamente sin necesidad de introducirlo dentro de la tabla de mensajes.
IF g_var = ‘YES’.
   MESSAGE ‘La orden YES inicia la guerra global termonuclear. Piénsatelo bien’
     TYPE ‘I’.
ENDIF.

En cualquier caso, el resultado sería una ventana con el siguiente mensaje…
La orden YES inicia la guerra global termonuclear. Piénsatelo bien
Advertencia: no hagáis esto en casa de vuestro cliente, puede perjudicar seriamente vuestra reputación dentro de la empresa. Aunque por otro lado, quién sabe, haciéndolo quizá el usuario realmente se lo piensa antes de continuar ;-)

Los lamentos

Entonces, ¿Por qué si hemos escrito el mensaje el usuario no ha seguido sus indicaciones? Bien, los motivos que personalmente más he escuchado son:
  • Tengo mucho trabajo y no tengo tiempo para ir leyendo todos los mensajes que da el ordenador.
  • Hay tantos mensajes que ya ni me los leo, le doy a continuar y ya está.
  • ¿Cuál es el problema? El mensaje sólo era de advertencia, pero me dejaba continuar. Así que  he continuado.
  • No me ha dado tiempo a leerlo. He ido rápido y he continuado sin querer. Así que no he podido leer el mensaje.

La solución

Si lo miramos desde el punto de vista la persona que trabaja cada día con las mismas transacciones, podría darles incluso la razón. El trabajo puede llegar a ser demasiado mecánico y los mensajes algo que sólo están ahí para molestar. Pero no es así en absoluto, un mensaje es información adicional y hay que leerla.

Desde mi punto de vista, lo mejor es mostrar los consecuencias de no leer estos pequeños mensajes. Sobre todo, formar y pedir a los usuarios que se los lean. Pero como siempre hay personas reticentes y malas actitudes, entonces si el error generado ha sido debido a no querer leer un mesaje yo opto por dejar que sea la persona quien arregle el problema que ha generado. Puede sonar duro, pero es mejor que permitir que los mismos problemas se produzcan una y otra vez.

De todos modos, estas soluciones no suelen gustar a los key users y mucho menos a la empresa. Por lo que seguramente os van a pedir que convirtáis aquellos mensajes de tipo informativo (I) o advertencia (W) en mensajes de tipo error (E). Así, los usuarios no podrán continuar. Aunque eso suponga muchas veces que tengan que empezar otra vez la transacción, que esta transacción acabe abruptamente (suele pasar cuando se introduce un mensaje de error dentro de una user exit) o peor aún, que el trabajo del usuario se convierta todavía en más mecánico y rutinario.

Por cierto, si no habéis visto la película Juegos de guerra os la recomiendo, pasaréis un rato muy agradable.

Imagen inicial | randomduck


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